Business Analyst Là Gì? Những Kỹ Năng Và Vai Trò Của Business Analyst

Trong thời đại số ngày nay, chuyên viên phân tích nghiệp vụ (BA) là một trong những vị trí quan trọng nhất, giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn và cải tiến quy trình. Vậy Business Analyst là gì? Vai trò của họ trong doanh nghiệp là gì? Bài viết sau đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về vị trí này.

Business Analyst là gì?

Nếu dịch theo nghĩa đen, Business Analyst (BA) có nghĩa là “Business Analyst”, nhưng ở Việt Nam, người ta thường dùng thuật ngữ “Business Analyst”. Đúng như tên gọi, trách nhiệm chính của vị trí BA là phân tích và đánh giá toàn bộ quy trình kinh doanh của công ty, xác định các vấn đề cần cải thiện và từ đó đề xuất các giải pháp cụ thể. BA có thể làm việc trực tiếp với khách hàng để thu thập phản hồi và sau đó chuyển thông tin cho nhóm nội bộ xử lý. Ngoài ra, BA còn đảm nhiệm vai trò biên soạn và quản lý tài liệu kỹ thuật.

Ví dụ, nếu một doanh nghiệp đang gặp phải thách thức về phát triển, BA sẽ làm việc với các bên liên quan để phát triển các giải pháp cụ thể đáp ứng nhu cầu. BA có thể linh hoạt triển khai các giải pháp đáp ứng nhu cầu của khách hàng mà không cần sử dụng phần mềm. Thay vào đó, BA có thể đề xuất thay đổi chính sách, xem xét các thay đổi, hoặc đơn giản là đào tạo lại nhân viên công ty. Sau khi kế hoạch được trình bày và phê duyệt, BA và các nhóm kỹ thuật/kinh doanh sẽ tiếp tục xây dựng và triển khai.

Theo KJC, BA không chỉ có mặt trong lĩnh vực CNTT mà còn ở nhiều ngành nghề và lĩnh vực khác như ngân hàng, vận tải , v.v. Có một thuật ngữ mà các BA thường xuyên làm việc và cần phải hiểu rõ: các bên liên quan , bao gồm bất kỳ ai đóng góp vào dự án, chẳng hạn như: nhóm kỹ thuật, doanh nghiệp dự án, nhà đầu tư, đối tác, khách hàng, v.v.

Kỹ năng cần thiết để trở thành nhà phân tích kinh doanh

Nếu bạn vẫn đang thắc mắc cần có những kỹ năng gì để trở thành nhà phân tích kinh doanh, Glins có câu trả lời dành cho bạn:

Kỹ năng giao tiếp

Bản chất công việc của một BA liên quan đến việc giao tiếp với các nhà phát triển, khách hàng, người dùng cuối và ban quản lý. Sự thành công của một dự án phụ thuộc vào khả năng truyền đạt thông tin của BA, chẳng hạn như các thay đổi được yêu cầu, kết quả kiểm thử và yêu cầu của dự án. Kỹ năng giao tiếp tốt là điều bắt buộc đối với bất kỳ nhà phân tích kinh doanh nào.

Kỹ năng tư duy phân tích

Bộ kỹ năng của một BA nên bao gồm các kỹ năng phân tích nâng cao để diễn giải và chuyển đổi yêu cầu của khách hàng thành quy trình vận hành. Hầu hết các mô tả công việc của Business Analyst đều bao gồm kỹ năng phân tích xuất sắc trong việc phân tích tài liệu, dữ liệu, truy vấn của người dùng và quy trình kinh doanh, từ đó đưa ra giải pháp cho vấn đề khi cần thiết.

Kỹ năng kỹ thuật

Để xác định các giải pháp kinh doanh, các Nhà phân tích Kinh doanh phải nắm rõ các nền tảng công nghệ hiện có và các công nghệ mới nổi để xác định những kết quả tiềm năng mà họ có thể đạt được. Thiết kế các hệ thống kinh doanh quan trọng và kiểm thử các công cụ phần mềm cũng là những kỹ năng kỹ thuật quan trọng và là yêu cầu phổ biến trong mô tả công việc của BA hiện nay.

Kỹ năng quản lý

Từ lập kế hoạch phạm vi dự án và quản lý nhân sự, đến dự báo ngân sách, quản lý các yêu cầu thay đổi và giám sát các ràng buộc về thời gian, đây là một số thành phần trong mô tả công việc của một BA. Là một vai trò đa chức năng, các nhà phân tích kinh doanh phải có kỹ năng quản lý cấp cao để quản lý dự án từ đầu đến cuối.

Khả năng ra quyết định

Khả năng đưa ra quyết định sáng suốt là yếu tố thiết yếu trong mô tả công việc của bất kỳ nhà phân tích kinh doanh nào. Họ phải có khả năng đánh giá quan điểm của các bên liên quan, phân tích tình huống và lựa chọn phương án hành động phù hợp. Xét về hiệu suất và lợi nhuận, sự tồn tại của một tổ chức sẽ phụ thuộc phần lớn vào khả năng ra quyết định của một BA.

Tìm hiểu những vai trò của BA

Trong mọi tổ chức, BA là cầu nối giữa bộ phận kinh doanh và bộ phận công nghệ. Họ không chỉ tham gia vào quá trình phân tích mà còn đảm bảo các giải pháp được đề xuất đáp ứng nhu cầu của khách hàng và cải thiện quy trình kinh doanh. Để hiểu rõ hơn, hãy cùng phân tích vai trò cụ thể của một chuyên viên phân tích nghiệp vụ (BA) và một VietIS.

Phân tích yêu cầu và giải pháp

Một trong những nhiệm vụ chính của BA là thu thập và phân tích các yêu cầu từ các bên liên quan. Các yêu cầu này có thể đến từ khách hàng, đơn vị kinh doanh hoặc thị trường và được thu thập bằng nhiều phương pháp khác nhau, chẳng hạn như phỏng vấn, khảo sát, thảo luận nhóm tập trung hoặc quan sát thực địa. BA phải hiểu rõ các yêu cầu này để có thể phân tích và chuyển đổi chúng thành các giải pháp thực tế, từ đó cải thiện quy trình kinh doanh hoặc tạo ra sản phẩm mới.

Phân tích yêu cầu không chỉ bao gồm việc thu thập thông tin mà còn phân tích chi tiết các yếu tố ảnh hưởng đến nhu cầu kinh doanh. BA phải đảm bảo các yêu cầu này hợp lý, khả thi và có thể triển khai trong thực tế. Trong quá trình này, BA làm việc với các nhóm phát triển và các bên liên quan để đánh giá và lựa chọn các giải pháp phù hợp nhất. Trong quá trình phân tích yêu cầu, BA có thể sử dụng các công cụ như sơ đồ luồng hoặc bản đồ hành trình khách hàng để phân tích và xác định vấn đề.

Kết quả phân tích được trình bày trong tài liệu yêu cầu kinh doanh (BRD), đảm bảo rằng các giải pháp đề xuất đáp ứng được mục tiêu kinh doanh và khả thi về mặt kỹ thuật.

Kết nối khách hàng với nhóm phát triển

Một trong những vai trò quan trọng nhất của BA là làm cầu nối giữa khách hàng và nhóm phát triển. Trong nhiều trường hợp, khách hàng không có kiến thức chuyên môn sâu, nhóm phát triển gặp khó khăn trong việc hiểu các mục tiêu kinh doanh, hoặc khách hàng không thể truyền đạt rõ ràng hoặc đầy đủ các yêu cầu của họ. BA giúp xác định và làm rõ các yêu cầu này, đồng thời đảm bảo các giải pháp được triển khai đáp ứng yêu cầu của khách hàng. BA giúp cả hai bên “nói cùng một ngôn ngữ” bằng cách diễn đạt các yêu cầu một cách rõ ràng và dễ hiểu.

Các chuyên gia từ trang KJC chia sẻ, sử dụng các công cụ như wireframe hoặc mockup, BA giúp khách hàng hình dung sản phẩm cuối cùng. Họ cũng thường xuyên xem xét quy trình phát triển, đảm bảo các tính năng được triển khai khi cần thiết và sản phẩm được bàn giao đúng như mong đợi.

Ví dụ, nếu khách hàng yêu cầu tích hợp thanh toán trực tuyến, BA sẽ giải thích từng bước của quy trình, từ giao diện nhập dữ liệu thẻ đến các biện pháp bảo mật cho giao dịch. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro sai sót trong quá trình phát triển.

Đây là một vai trò phức tạp, đòi hỏi sinh viên không chỉ có kỹ năng giao tiếp tốt mà còn phải hiểu biết sâu sắc về các công nghệ và phương pháp phát triển để diễn đạt yêu cầu một cách chính xác và rõ ràng. Sự hiểu biết này sẽ giúp sinh viên duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng và các bên liên quan, cũng như làm việc hiệu quả với các nhóm phát triển.

Quản lý dự án và cải tiến quy trình

Ngoài việc phân tích và giao tiếp, BA còn đóng vai trò hỗ trợ quản lý dự án. BA giúp xác định các cơ hội cải tiến quy trình, đề xuất giải pháp và giám sát tiến độ dự án. Đồng thời, BA cũng phải đảm bảo các dự án này được hoàn thành đúng thời hạn, đúng ngân sách và đạt tiêu chuẩn yêu cầu.

Ngoài việc thực hiện các nhiệm vụ hiện tại, BA thường xuyên xem xét hiệu suất của các quy trình hiện có và đề xuất các cải tiến để nâng cao hiệu suất. Họ theo dõi các khía cạnh liên quan đến thay đổi trong quy trình hoặc công nghệ. BA phải đảm bảo rằng những thay đổi này được triển khai một cách có hệ thống và không làm gián đoạn hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Business Analyst là gì? Chuyên viên phân tích nghiệp vụ (BA) không chỉ là một công việc, mà còn là cầu nối quan trọng cho các dự án công nghệ hiện đại. Thông qua vai trò phân tích yêu cầu, kết nối các nhóm và quản lý quy trình, BA đóng góp đáng kể vào thành công của doanh nghiệp. Nếu bạn đang tìm kiếm một con đường sự nghiệp xứng đáng, BA chắc chắn là một lựa chọn đáng cân nhắc.