Lợi Ích Của Văn Phòng Điện Tử Đối Với Doanh Nghiệp Bạn Nên Biết

Văn phòng điện tử, hay còn gọi là E-Office, là một hình thức quản lý doanh nghiệp từ xa được nhiều nhà quản lý quan tâm. Vây văn phòng điện tử có những ưu điểm gì à được nhiều doanh nghiệp chọn sử dụng như vậy? Văn phòng điện tử không chỉ là giải pháp nâng cao hoạt động văn phòng doanh nghiệp mà còn mang lại nhiều lợi ích trước mắt và lâu dài cho doanh nghiệp. Hãy cùng bài viết sau đâu tìm hiểu về các lợi ích của văn phòng điện tử nhé!

Đôi nét về văn phòng điện tử

Văn phòng điện tử là gì?

Văn phòng điện tử được hiểu là phần mềm dựa trên nền tảng CNTT tích hợp đầy đủ các ứng dụng đáp ứng nhu cầu công việc hành chính, điều hành: sử dụng các thiết bị kết nối Internet. Bản chất của văn phòng điện tử là công cụ làm việc thay thế các thủ tục giấy tờ, thủ công trong doanh nghiệp.

Tùy thuộc vào mô hình kinh doanh, văn phòng điện tử có thể bao gồm các thành phần khác nhau, vì trên thực tế, các hoạt động và công việc trong văn phòng rất đa dạng. Vì vậy, văn phòng điện tử sẽ được lập trình và thiết kế theo các phân hệ chức năng, đáp ứng đầy đủ sự thuận tiện và vận hành hiệu quả.

Phân loại văn phòng điện tử

Tùy theo nhu cầu và cách thức hoạt động của mỗi công ty, văn phòng điện tử được thiết kế theo các mô hình khác nhau:

• Văn phòng xanh: Đây là văn phòng được thành lập nhằm giảm thiểu thiệt hại cho môi trường, chẳng hạn như việc tiêu thụ tài nguyên thiên nhiên hoặc các yếu tố ảnh hưởng đến khí hậu.
• Văn phòng ảo: là mô hình kinh doanh có đầy đủ chức năng của một trụ sở chính thức.
• Văn phòng đa năng: Thay thế những chiếc bàn làm việc cứng nhắc truyền thống, văn phòng đa chức năng kết hợp nhiều yếu tố không gian và vị trí hiện đại để giảm chi phí và mang lại sự linh hoạt cho nhân viên.
• Văn phòng mở: Thiết lập một không gian làm việc mở, không có sự phân chia giữa các phòng ban.
• Văn phòng trọn gói: Hoạt động cho các doanh nghiệp mới và những doanh nghiệp muốn duy trì chi phí thấp và có ít thành viên hơn.
• Văn phòng chia sẻ: Đây là hình thức văn phòng chia sẻ với các đơn vị khác nhằm giảm chi phí, tối ưu hóa diện tích và tận dụng nguồn lực một cách hiệu quả.

Lợi ích của văn phòng điện tử

Văn phòng điện tử cung cấp hệ thống quản lý tập trung

Khi một đơn vị, công ty sử dụng văn phòng điện tử, tất cả các thành viên trong cùng một đơn vị tham gia có thể phân tán, phân công rõ ràng từng công việc, nhiệm vụ cụ thể. Nó còn phụ thuộc vào đặc điểm của từng công ty và sự kiện.

Thông qua phần mềm quản lý văn phòng, người quản lý có thể điều hành, quản lý công việc từ xa mọi lúc mọi nơi, quản lý công việc được giao một cách rõ ràng, minh bạch. Ngoài ra, các nhà lãnh đạo nắm bắt thông tin và đưa ra quyết định chính xác.

Dựa vào đó, người quản lý cũng như nhân viên công ty có thể dễ dàng quản lý, tìm kiếm các tài liệu liên quan đến công việc. Ngoài ra, các thành viên có thể theo dõi tiến độ, có cái nhìn tổng quan nhanh chóng về nhiệm vụ được giao, sắp xếp công việc một cách dễ dàng và được nhắc nhở, khuyến khích phản hồi về từng mục.

Bằng cách này, tiến độ công việc sẽ được giám sát chặt chẽ và mọi thông tin sẽ được truyền tải nhanh chóng, không bị chậm trễ, từ đó giúp tăng năng suất lao động.

Bảo mật thông tin

Do ứng dụng công nghệ, mô hình văn phòng điện tử sẽ được đảm bảo chặt chẽ theo nhiều cách khác nhau. Đối với các công ty công nghệ đa quốc gia, hệ thống bảo mật sẽ có nhiều lớp khác nhau giúp đảm bảo an toàn cho thông tin doanh nghiệp.

Tạo môi trường làm việc thân thiện, hiện đại

Nếu văn phòng truyền thống cũ quản lý con người và tài liệu thông qua hệ thống hồ sơ, sổ sách thì trong văn phòng điện tử tất cả những điều này đều được số hóa thông qua tương tác, bất kể khoảng cách hay thời gian.

Với hệ thống văn phòng điện tử, các vấn đề về công việc, đăng ký, nhiệm vụ… sẽ được xử lý thông qua một kết nối duy nhất vào hệ thống. Tại đây, mọi người có thể trao đổi ý kiến, thảo luận, chia sẻ thông tin một cách dễ dàng, đầy đủ và nhanh chóng mà không cần phải trải qua các cuộc họp bàn tròn căng thẳng.

Tiết kiệm thời gian và chi phí

Văn phòng điện tử tích hợp nhiều tiện ích, module khác nhau để người dùng có thể sử dụng, quản lý công việc chỉ bằng cách ngồi trước máy tính hoặc sử dụng điện thoại thông minh mà không cần di chuyển, điều khiển. Vì vậy, văn phòng điện tử sẽ giúp người dùng giảm thiểu thời gian xử lý công việc một cách tối đa, đặc biệt doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian, nhân lực, có nhiều thời gian để làm việc hiệu quả hơn.

Ngoài ra, văn phòng điện tử còn giúp đồng bộ hóa hồ sơ, hồ sơ của đơn vị quản lý. Vì vậy, thông qua việc ứng dụng hệ thống văn phòng điện tử, doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí văn phòng (như văn phòng phẩm, giấy in, mực in…) một cách tối đa. Đây là một khoản chi phí không nhỏ đối với các đơn vị, doanh nghiệp hàng năm.

Sau khi áp dụng văn phòng điện tử, nhiều cơ quan nhà nước cho rằng văn phòng điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả công việc, giảm thời gian lưu trữ, luân chuyển tài liệu, hồ sơ mà còn giảm 90% chi phí giấy, mực, photocopy, đi lại và các văn phòng phẩm khác, đồng thời tăng hiệu quả sử dụng nguồn lực tổng thể.

Quy trình xây dựng văn phòng điện tử

Một văn phòng điện tử thành công phải trải qua nhiều bước được lên kế hoạch kỹ càng, trong khi thói quen sử dụng văn phòng truyền thống vẫn còn phổ biến ở nhiều nơi. Dưới đây là các bước chi tiết để tạo ra một văn phòng điện tử hiệu quả:

Tổ chức họp nội bộ

Khi một hướng đi mới được đề xuất, bao gồm cả những thay đổi về quy trình làm việc trong tổ chức, nhân viên ở mọi cấp độ phải đồng ý với đề xuất đó.

Vì vậy, các cuộc thảo luận tại các cuộc họp nội bộ sẽ giúp lãnh đạo nhận ra những lỗ hổng trong cách làm việc truyền thống và những thách thức khi chuyển sang văn phòng điện tử.

Nó cũng giúp nhân viên tạo ra một kế hoạch triển khai văn phòng điện tử tổng thể phù hợp với quy trình kinh doanh dù lớn hay nhỏ.

Quy trình làm việc được chuẩn hóa

Đó là một phương pháp hệ thống hóa quy trình làm việc và quy trình làm việc của công ty. Làm thế nào để giao tiếp mà không bỏ sót thông tin? Các nhiệm vụ được phân bổ từ trên xuống dưới dựa trên nền tảng công việc nào? Mọi người đều có quyền gì? Sự khác biệt giữa quy trình truyền thống và quy trình văn phòng điện tử là gì?

Những câu hỏi trên giúp lãnh đạo có cái nhìn đa chiều và chuẩn hóa quy trình làm việc dựa trên chức năng dự định.

Lựa chọn chế độ văn phòng điện tử phù hợp

Ngày nay, với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ, sẽ không thiếu những giải pháp phần mềm để giải quyết các vấn đề của doanh nghiệp. Tuy nhiên, các công ty phải vẫn đủ cảnh giác để đánh giá thực tế của doanh nghiệp.

Quy mô có phù hợp với mô hình văn phòng lớn hay nhỏ không? Hoạt động của công ty có tương thích với quy trình làm việc của văn phòng điện tử không?

Một khi bạn đã quyết định, văn phòng điện tử có thể là một công cụ mạnh mẽ giúp bạn phát triển doanh nghiệp của mình chứ không phải là một khoản đầu tư không cần thiết.

Triển khai thực hiện

Khi lập kế hoạch vận hành một văn phòng điện tử, bạn nên lưu ý những khía cạnh quan trọng sau:

• Hệ thống lưu trữ thông tin: Để đảm bảo công việc được thông suốt, việc chia sẻ dữ liệu giữa các nhân viên cũng đóng vai trò quan trọng. Bởi vì trong một số trường hợp, nếu các file thông tin nền tảng bị quá tải, nhiều file sẽ dễ bị mất hoặc không tìm thấy được. Có một số nền tảng phổ biến có thể giúp khắc phục những vấn đề này như: Google Drive, Asana , Dropbox…
• Phần mềm họp và làm việc trực tuyến: Đối với công việc từ xa và văn phòng điện tử, bắt buộc phải đảm bảo rằng mọi người luôn kết nối và có thể cộng tác hiệu quả từ xa. Việc sử dụng một nền tảng nơi nhân viên có thể gặp gỡ, kết nối và làm việc có thể rất có lợi, tạo điều kiện thuận lợi cho việc cộng tác mà còn giảm bớt rắc rối khi gửi email, chia sẻ kiến thức dễ dàng hơn và thúc đẩy nhân viên tham gia họp.

Đào tạo nhân viên

Khi triển khai cách thức điều hành mới, nhiều khó khăn chắc chắn sẽ nảy sinh nếu nhân viên chưa quen với quy trình làm việc.

Tâm lý không hiểu được sự quan trọng của sự đổi mới cũng có thể ảnh hưởng đến hiệu suất công việc tổng thể. Vì vậy, hãy đảm bảo rằng các nhà quản lý dành thời gian đào tạo và động viên nhân viên. Nếu nhân viên không được đào tạo bài bản, họ sẽ quay lại thói quen làm việc truyền thống.

Sự phát triển toàn cầu đã đưa môi trường làm việc đến gần nhau hơn và sự ra đời của văn phòng điện tử đã tạo điều kiện cho sự hòa giải nhanh chóng. Nếu bạn biết cách tích hợp và vận hành văn phòng điện tử một cách hiệu quả, sẽ không lâu nữa bạn sẽ nhận ra sự phát triển kinh doanh và tăng trưởng doanh số bán hàng.

Nền tảng quản lý doanh nghiệp hợp nhất – MISA AMIS

Nếu bạn đang tìm kiếm một nền tảng quản trị doanh nghiệp cho văn phòng điện tử của doanh nghiệp, mời bàn tham khảo MISA AMIS. Đây là nền tảng quản lý doanh nghiệp đáng tin cậy hàng đầu hiện nay, có khả năng mang lại hiệu quả vượt trội cho hơn 170.000 khách hàng tổ chức hiện đang sử dụng nền tảng.

Thông qua những nỗ lực sáng tạo về khoa học công nghệ và đổi mới quản lý, MISA đặt mục tiêu trở thành doanh nghiệp nền tảng, phần mềm và dịch vụ được sử dụng phổ biến nhất trong và ngoài nước .

Lợi ích khi sử dụng MISA AMIS:

• Tăng lợi nhuận: Nắm bắt ngay hoạt động kinh doanh trên MISA AMIS để có quyết định kịp thời. Tự động hóa với MISA AMIS giúp giảm chi phí vận hành, tăng năng suất và tăng lợi nhuận
• Tiết kiệm chi phí: Kiểm soát chặt chẽ chi phí và ngân sách thực tế để cắt giảm các chi phí không cần thiết. Tiết kiệm chi phí vốn vì không cần đầu tư vào cơ sở hạ tầng hoặc nhân lực quản lý hệ thống
• Tăng năng suất lao động: Vận hành hoàn toàn tự động, giảm thời gian làm việc thủ công và loại bỏ nhu cầu nhập dữ liệu Các quy định pháp luật được xây dựng rõ ràng, gắn kết chặt chẽ với các bộ phận khác và được phê duyệt nhanh chóng

Đông đảo khách hàng tin tưởng sản phẩm MISA AMIS và lựa chọn phổ biến, vì:

• Nghiệp vụ: MISA AMIS đáp ứng đầy đủ công tác quản lý và vận hành doanh nghiệp phù hợp với các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô.
• Điểm ưu việt: MISA AMIS tiên phong ứng dụng công nghệ trí tuệ nhân tạo (AI) – điều khiển liên lạc bằng giọng nói và công nghệ blockchain. Phần mềm hóa đơn điện tử kết nối thông minh, dịch vụ kết nối ngân hàng điện tử, hệ thống kê khai, nộp bảo hiểm thuế trực tuyến. Đồng thời, phần mềm hoạt động mọi lúc, mọi nơi, trên mọi thiết bị, ngay cả khi không có internet.
• Sản phẩm chất lượng: Hơn 12.000 khách hàng tin tưởng vào nền tảng quản lý doanh nghiệp MISA AMIS. Trung tâm dữ liệu tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế Tier3 cũng như các tiêu chuẩn bảo mật thông tin ISO 27000 và CSA STAR, giúp trung tâm dữ liệu trở nên an toàn và đáng tin cậy. Đáp ứng nhanh chóng và tuân thủ các quy định mới nhất của nhà nước.
• Tư vấn, hỗ trợ: Hàng trăm chuyên gia tư vấn luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn 365 ngày một năm, đội ngũ tư vấn sẵn sàng 24/7. Bên cạnh đó là hàng loạt các kênh trợ giúp (hotline tư vấn, email, chat, web, diễn đàn, v.v.)

Tìm hiểu theo thông tin sau đây:

• Website: https://amis.misa.vn/
• Trụ sở chính: Tòa nhà Technosoft – Ngõ 15 Duy Tân, Q.Cầu giấy, Hà Nội
• Mail: contact@misa.com.vn
• Hotline: 024 3795 9595024 3795 9595

Trên đây là bài viết chia sẻ lợi ích của văn phòng điện tử có thể bạn chưa biết. Hi vọng những thông tin này sẽ giúp bạn hiểu hơn về văn phòng điện tử.